IT-Training Rainer Meyer

Mit „Social Media“ sind neue soziale Medien im Web 2.0-Internet (Internet zum Mitmachen) gemeint, mit denen Menschen auf öffentlicher und halböffentlicher Weise miteinander interagieren und kommunizieren. Für Unternehmen und Selbständige bietet Social Media neue Ansätze um mit ihren Kunden und Geschäftspartner ins Gespräch zu kommen. Interessant sind in diesem Zusammenhang die Mitarbeiter der Unternehmen und Selbständigen, die oft schon vor ihren Firmen im Web 2.0 aktiv wurden. Mit Social Media Guidelines soll deren Auftreten in der Internet-Öffentlichkeit eine gewisse Normierung erfahren.

Wie solche Social Media Guidelines beispielsweise aussehen könnten, kann man bei einem international operierenden Konzern nachvollziehen. Social Media Guidelines beziehen sich also auf alle Aktivitäten von Mitarbeitern, die öffentlich im Web 2.0 wahrnehmbar werden und auch im Zusammenhang mit der eigenen Firma wahrgenommen werden können. Solche Aktivitäten, die durch Social Media Guidelines normiert werden sollen, sind z.B. Tweets auf Facebook, wenn sie ihren privaten Charakter verlieren und auch für die Firmen-Reputation von Wichtigkeit werden können. Aber auch Profile bei Facebook und in anderen „Social Networks“ können für Social Media Guidelines wichtig werden, denn es ist (z.B. bei der Businessplattform XING) durchaus üblich, den Namen der Firma und die dort wahrgenommene Funktion zu berichten. Und solche Informationen, die für Social Media Guidelines wichtig sind, können von vielen anderen Menschen (oder von der gesamten Internet-Öffentlichkeit) wahrgenommen werden.

Social Media Guidelines sollen den Gebrauch dieser relativ neuen Internet-Dienste für die Mitarbeiter normieren und im Detail definieren, mit welchen Vorgehensweisen und mit welchen Inhalten die Mitarbeiter den Namen des sie beschäftigen Unternehmens kommunizieren. Social Media Guidelines können als Restriktion oder als Ermunterung verstanden werden. Es kommt hier nur auf die Gestaltung und die Anwendung der Social Media Guidelines an.

BITCOM, der Branchenverband der IT-Wirtschaft, hat nun Richtlinien und Vorschläge für gute Social Media Guidelines herausgebracht https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Social-Media-Guidelines-Tipps-fuer-Unternehmen.html, die im Folgenden genauer zu erläutern sind. Diese Empfehlungen für Social Media Guidelines haben eine breite Resonanz gefunden, zu der auch Kritik gehört. Besonders gründlich hat sich der Online-Marketing-Experte Klaus Eck mit den Empfehlungen der BITCOM zu beschäftigt und hierzu einige wichtige Anmerkungen für die Optimierung von Social Media Guidelines gemacht.

Folgende Punkte sollten nach Ansicht von BITCOM in den Social Media Guidelines berücksichtigt werden:

Zieldefinition und Strategie

Social Media Richtlinien sollten in idealer Weise in einer Social Media Strategie eingebettet sein und damit den Zielen des Unternehmens dienen. Diese Ziele sollten durch die Social Media Guidelines auch definiert werden, damit den Mitarbeitern klar wird, auf welchen Kanälen und wie sie auf das eigene Unternehmen Bezug nehmen können und sollen. Wichtig wäre es auch, in den Social Media Guidelines Verantwortliche zu benennen, die als Ansprechpartner für die Mitarbeiter dienen können.

Abgrenzung zwischen beruflicher und privater Nutzung

Die Festlegung dieser Abgrenzung in den Social Media Guidelines ist wichtig, damit die Mitarbeiter wissen, ob sie auch Social Media Angebote für private Zwecke während der Arbeitszeit nutzen dürfen und welche Regeln dabei zu beachten sind. Oft dulden die Arbeitgeber private Internet-Nutzung, doch es ist wichtig, das diese informellen Vorgehensweisen in eine stufenweise reguläre Nutzung überführt werden.

Eigenverantwortung

Jeder ist für seine Aktivitäten im Internet und auch Offline selbst verantwortlich. Auf diesen Umstand in den Social Media Guidelines hinzuweisen, erscheint wie eine Selbstverständlichkeit, doch es ist wichtig, dies den Mitarbeitern klar zu machen, insbesondere dann, wenn sie mit Bezug auf den Firmennamen sich äußern.

Transparenz

Generell ist es wichtig, dass man offen (mit eigenen Namen) agiert und sich auch damit für kommunikative Möglichkeiten zur Verfügung stellt. Die Social Media Guidelines können diese Transparenz einfordern.

Kenntlichmachung einer privaten Meinung

Für Außenstehende soll klarwerden, was die eigene Meinung ist und was offizielle Meinung oder Position der Firma ist. So könnten die Social Media Guidelines eine entsprechende Kennzeichnung als privates Konto in Twitter-Profilen verlangen.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Die Social Media Guidelines sollten nochmals daran erinnern, dass gesetzliche Vorgaben immer einzuhalten sind. Hier könnte man beispielsweise an die Einhaltung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen denken.

Betriebsrat

Die Personalvertretung soll bei der Erstellung der Social Media Guidelines mitbestimmen können:“Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Social Media Guidelines. Einführung und Inhalte sollten mit dem Betriebsrat im Rahmen einer Betriebsvereinbarung geregelt werden.“ (Quelle: BITCOM wie oben verlinkt)

Verbreitung unternehmensschädlicher Äußerungen

Natürlich können Unternehmen es nicht wünschen, dass abträgliche Äußerungen ihrer Mitarbeiter in die Öffentlichkeit gelangen. Hier die Abgrenzung zur freien Meinungsäußerung zu finden, ist nicht leicht. Falsche Tatsachenbehauptungen oder Äußerungen, die den Betriebsfrieden gefährden können, sollten unterbleiben.

Respekt

Diskussion sollten in einer Form geführt werden, die gegenseitige Achtung übermittelt.

Kontinuität & Kapazität

Damit die Tätigkeit im Web 2.0 wirksam ist und bleibt, muss sie kontinuierlich erfolgen. Ggf. müssen dem Mitarbeiter hierzu weitere zeitliche Kapazitäten zur Verfügung gestellt werden.

Monitoring & Expertise

Social Media Guidelines sollten regelmäßig geprüft und weiterentwickelt werden. Hier geht es darum, dass Mitarbeiter ihre Aktivitäten den zuständigen Stellen im Unternehmen zurückmelden und von dort Unterstützung erfahren, wenn sie diese benötigen.

Diese Vorschläge zu Social Media Guidelines durch die BITCOM fand im Web viel Resonanz und wurde auch oft erwähnt. Von Experten wie Klaus Eck, der sich schon lange mit dem Themenkreis rund um Social Media Guidelines Social beschäftigt, kamen aber auch ein paar kritische Anmerkungen.

So hat es Eck nicht gefallen, dass die BITCOM die Begriffe Social Media Guidelines und Social Media Policy nicht klar unterscheidet. Während die Social Media Guidelines für ihn eher als Ansatzpunkt zur Ermutigung der Mitarbeiter gesehen werden, sich im Web 2.0 zu beteiligen, kann die Social Media Policy die Aufgabe übernehmen, die Einschränkungen und Normierungen dieser neuen Kommunikationsform zu bestimmen. Dahinter steht wohl der Gedanke, dass es vor allem um die Ermutigung geht und nicht um die Einschränkung, wenn Social Media Guidelines zum Erfolg werden sollen.

Es wird sich in den nächsten Jahren zeigen, ob und wie Social Media Guidelines in Deutschland wirksam werden und ob und wie Social Media Guidelines die Aktivitäten der Mitarbeiter bei Social Media voranbringen oder einschränken.

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