Eine Eventagentur wird dafür gebraucht, Events perfekt zu planen und umzusetzen. Eine Eventagentur ist also ein Unternehmen, das im Auftrag für Dritte (z.B. Firmen, Organisationen oder Privatpersonen) Events oder Ereignisse bzw. Veranstaltungen organisiert und diese zum Erfolg führt.
Die wesentlichen Mitarbeiter einer Eventagentur sind also die Event-Manager, die gute Ideen brauchen, um den Erfolg der Veranstaltung sicherzustellen. Die Eventagentur ist verantwortlich für ein Event-Konzept, dass die Veranstaltung und alle Teilaspekte zu einem harmonischen Ganzen bündeln sollen.
Eventagentur: Location ist wichtig
Damit die Veranstaltung ein Erfolg werden kann, wird die Eventagentur zunächst einen Veranstaltungsort passend zum Ereignis auswählen. Als Profis kann die Eventagentur einen Locations-Scout also eine Orte-Finder einsetzen. So ist leicht verständlich, dass im Sommer am Wasser unter Bäumen eine Veranstaltung besser läuft, wenn die Eventagentur hier für die passenden Locations gesorgt hat. Coach im Netz gibt einige gute Hinweise für die bessere Locations-Planung.
Ebenfalls sehr wichtig für den Erfolg der Eventagentur ist die Gästeliste und ihre optimale Zusammensetzung. Hierbei zählen Promis als Pluspunkte, die aber oft eine besondere Beachtung durch die Eventagentur erwarten und nicht immer einfach zu handhaben sind.
Zentral für den Erfolg der Eventagentur ist der Einsatz von Künstlern. Diese müssen auf die Wünsche des Veranstalters und die Wünsche des Publikums angepasst sein, damit die Eventagentur mit ihren Konzept punkten kann. Künstler werden von der Eventagentur direkt gebucht oder über spezielle Künstler-Agenturen nachgefragt. Gern gesehen werden „Walk acts“ bei denen die Künstler wie zufällig in die Veranstaltung hineinplatzen. Damit kann die Eventagentur viel Aufmerksamkeit auf die Veranstaltungsabläufe ziehen.
Ebenfalls entscheidend für den Erfolg der Eventagentur ist das Catering, denn die Gäste und Besucher wollen etwas zu Essen und zu Trinken haben. Die Eventagentur braucht also auch eine Zeitplanung, um den optimalen Ablauf der Ereignisse bestimmen zu können.
Damit die Eventagentur also eine Veranstaltung optimal umsetzen kann, sind viele Schritte notwendig, die gut aufeinander angepasst werden müssen.
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